Privacy Policy
Effective Date: June 30, 2025
Suhaili & Song respects and is committed to the protection of your personal information and your privacy. This Personal Data Protection Policy explains how we collect and process your personal information in accordance with Malaysian Personal Data Protection Act 2010. Please note that Suhaili & Song may amend this Personal Data Protection Policy at any time without prior notice and will notify you of any such amendment by email.
Personal Information
Type of Personal Information
Personal information means any information which relates to you and which was collected or provided to Suhaili & Song for the purposes stated in Section 2 below.
We require personal information which we need to provide our legal services to you, such as:
- name
- national registration identity card number/passport number
- gender
- income tax number and branch where the file is kept
- race and religion
- postal address
- telephone number
- financial and banking account details
Any additional personal data requested will be to help us to improve our services, over and above the basic required personal data and it will be clear on the form that your response is voluntary and you are free not to provide us with more personal data if you would prefer not to do so.
Source of Personal Information
Suhaili & Song collects your personal information directly from you or indirectly from your legal representatives, agents (e.g. property agents) via various means, including phone calls, emails, online or physical hardcopies at public venues or in any of our premises.
Obligatory Personal Information
All information requested for in the relevant forms is obligatory to be provided by you unless stated otherwise.
Should you fail to provide the obligatory information, we would be unable to process your request and/or provide you with relevant services.
Purposes of collecting and further processing (including disclosing) your personal information
Client or potential client: Your personal information is collected and further processed by Suhaili & Song as required and permitted by law and to give effect to your requested commercial transaction, including the following:-
- For the preparation of Sale and Purchase Agreement, cause papers to be filed at court, loan documentation, tenancy agreement and others;
- To process your requested services;
- To administer and communicate with you in relation to our legal services;
- To process any payments related to your requested services;
- For real property gains tax purposes;
- For internal investigations, audit or security purposes;
- To comply with Suhaili & Song’s legal and regulatory obligations in the conduct of our legal services;
- To contact you regarding our legal services;
- For Suhaili & Song’s internal records management.
Vendor, purchaser, developer, proprietor, tenant or agents or service provider: Your personal information is collected and further processed by Suhaili & Song as required and permitted by law and to give effect to your requested commercial transaction, including the following:-
- For the preparation of Sale and Purchase Agreement, cause papers to be filed at court, loan documentation, tenancy agreement and others;
- To process your requested services;
- To administer and communicate with you in relation to our legal services;
- To process any payments related to your requested services;
- For real property gains tax purposes;
- For internal investigations, audit or security purposes;
- To comply with Suhaili & Song’s legal and regulatory obligations in the conduct of our legal services;
- To contact you regarding our legal services;
- For Suhaili & Song’s internal records management.
Disclosure of Personal Information
Entities Within Suhaili & Song
Your personal information provided to us is processed by entities within Suhaili & Song.
Disclosure to Third Parties
Your personal information may be disclosed to relevant third parties (in or outside Malaysia) as required under law, pursuant to relevant contractual relationship or for the purposes stated in Section 2 above (or directly related to those purposes).
(i) Client or potential client: Your personal information may be disclosed to the following third parties:
- Third party appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, consultants, professional advisors, printing companies and other advisors);
- Our business partners or affiliates who may jointly provide the service requested for;
- Utilities companies;
- Commissioner for oath or notary public;
- Law enforcement agencies, including local police; and
- Relevant governmental authorities, statutory authorities, local council and regulators.
(ii) Vendor, purchaser, developer, proprietor, tenant or agents or service provider: Your personal information may be disclosed to the following third parties:
- Third party appointed by us to provide services to us or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, consultants, professional advisors, printing companies and other advisors);
- Our business partners or affiliates who may jointly provide the service requested for;
- Utilities companies;
- Commissioner for oath or notary public;
- Law enforcement agencies, including local police; and
- Relevant governmental authorities, statutory authorities, local council and regulators.
Right to correct personal information
You have the right to correct your personal information held by us (subject always to certain exemptions). We will make every endeavor to ensure your personal information is accurate and up to date therefore we ask that if there are changes to your information, you should notify us directly.
If you would like to correct your personal information, please query to the contact details in Item 5 below.
Limiting the processing of personal information, further enquiries and complaints
If:
(i) you would like to obtain further information on how to limit the processing of your personal information;
(ii) you have any further query; or
(iii) you would like to make a complaint in respect of your personal information;
you may contact:-
- Suhaili & Song, Advocates & Solicitors
- Tel: +603-8601 3911 | Fax: +603-8601 3912
- Email: admin@shlsong.com
- Address: Unit 7.01 & 7.02, Wisma Conlay, Jalan USJ 10/1, 47620 Subang Jaya, Selangor
Data Protection Officer (DPO)
Suhaili & Song has appointed a DPO to ensure compliance with the Personal Data Protection Act (PDPA). The DPO is responsible for:
(i) Advising us on data protection laws;
(ii) Handling complaints and breaches;
(iii) Serving as the liaison between us, data subjects, and the Personal Data Protection Commissioner.
To contact the DPO, email: admin@shlsong.com
Data Breach Notification
In the event of a personal data breach, Suhaili & Song will:
(i) Assess the risk and notify the Commissioner within 3 days if harm is likely;
(ii) Inform affected data subjects within 7 days via email, phone, or other means;
(iii) Investigate reported breaches promptly.
If you suspect a breach, notify the DPO immediately at admin@shlsong.com
Conflict
In the event of any conflict between this English language Personal Data Protection Notice and its corresponding Bahasa Malaysia Personal Data Protection Notice, the terms in this English language Notice shall prevail.
Tarikh Kuat Kuasa: 30 Jun 2025
Suhaili & Song menghormati dan komited untuk menglindungi maklumat peribadi dan privasi anda. Notis Perlindungan Data Peribadi ini menjelaskan cara kami mengumpul dan mengendalikan maklumat peribadi anda mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia. Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin meminda Notis Perlindungan Data Peribadi ini pada sebarang masa tanpa notis terlebih dahulu dan akan memberitahu anda tentang sebarang pemindaan melalui e-mel.
Maklumat Peribadi
Jenis maklumat peribadi
Maklumat Peribadi bermakna sebarang maklumat yang berkaitan dengan anda yang dikumpul dan dibekalkan kepada Suhaili & Song bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Seksyen 2 di bawah.
Kami memerlukan data peribadi seperti berikut agar dapat menyediakan perkhidmatan undang-undang kepada anda:-
- nama;
- nombor kad pengenalan/ nombor pasport;
- jantina;
- nombor cukai pendapatan dan cawangan di mana fail disimpan;
- bangsa dan agama;
- alamat;
- telefon nombor;
- emel;
- butir-butir kewangan dan akaun perbankan.
Sumber maklumat peribadi
Suhaili & Song mengumpul maklumat peribadi secara langsung daripada anda atau secara tidak langsung daripada wakil-wakil anda yang sah, ejen-ejen (contohnya ejen hartanah) melalui pelbagai cara, termasuk perbualan telefon, emel-emel, salinan secara atas talian atau fizikal di tempat-tempat awam atau di premis kami.
Maklumat peribadi wajib
Semua maklumat yang diminta dalam borang-borang yang berkaitan adalah wajib untuk anda bekalkan melainkan dinyatakan sebaliknya.
Sekiranya anda gagal untuk membekalkan maklumat wajib, kami tidak akan dapat memproses permintaan anda dan/atau memberi perkhidmatan-perkhidmatan yang berkaitan kepada anda.
Tujuan-tujuan pengumpulan dan pemprosesan lanjut (termasuk pendedahan) maklumat peribadi anda
Pelanggan atau bakal pelanggan: Maklumat peribadi anda dikumpul dan digunakan selanjutnya oleh Suhaili & Song seperti yang diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang dan untuk melaksanakan transaksi komersial yang diminta, termasuk yang berikut: -
- Bagi penyediaan Perjanjian Jual Beli, kertas-kertas kausa yang akan difailkan di mahkamah, dokumentasi pinjaman, perjanjian penyewaan dan lain-lain;
- Untuk memproses perkhidmatan-perkhidmatan yang diminta;
- Untuk mengendali dan berkomunikasi dengan anda berhubung dengan perkhidmatan undang-undang kami;
- Untuk memproses mana-mana bayaran yang berkaitan dengan perkhidmatan yang anda minta;
- Untuk tujuan cukai keuntungan harta tanah;
- Untuk siasatan dalaman, audit atau tujuan-tujuan keselamatan;
- Untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Suhaili & Song dalam menjalankan perkhidmatan undang-undang kami;
- Untuk menghubungi anda mengenai perkhidmatan undang-undang kami;
- Untuk pengurusan rekod-rekod dalaman Suhaili & Song.
Penjual, pembeli, pemaju, pemilik hartanah, penyewa, ejen-ejen atau pembekal perkhidmatan: Maklumat peribadi anda dikumpul dan selanjutnya digunakan oleh Suhaili & Song seperti yang diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang dan untuk melaksanakan transaksi komersial yang diminta, termasuk yang berikut: -
- Bagi penyediaan Perjanjian Jual Beli, kertas-kertas kausa yang akan difailkan di mahkamah, dokumentasi pinjaman, perjanjian penyewaan dan lain-lain;
- Untuk memproses perkhidmatan-perkhidmatan yang diminta;
- Untuk mengendali dan berkomunikasi dengan anda berhubung dengan perkhidmatan undang-undang kami;
- Untuk memproses mana-mana bayaran yang berkaitan dengan perkhidmatan yang anda minta;
- Untuk tujuan cukai keuntungan harta tanah;
- Untuk siasatan dalaman, audit atau tujuan-tujuan keselamatan;
- Untuk mematuhi obligasi-obligasi undang-undang dan kawal selia Suhaili & Song dalam menjalankan perkhidmatan undang-undang kami;
- Untuk menghubungi anda mengenai perkhidmatan undang-undang kami;
- Untuk pengurusan rekod-rekod dalaman Suhaili & Song.
Pendedahan Maklumat Peribadi
Entiti dalam Suhaili & Song
Maklumat peribadi anda yang dibekalkan kepada kami diproses oleh entiti- entiti dalam Suhaili & Song.
Pendedahan kepada pihak-pihak ketiga
Maklumat peribadi anda mungkin didedahkan kepada pihak-pihak ketiga yang berkaitan (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) seperti yang dikehendaki di bawah undang-undang, menurut hubungan kontrak yang berkenaan atau bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Seksyen 2 di atas (atau secara langsung berkaitan dengan tujuan-tujuan tersebut).
(i) Pelanggan atau bakal pelanggan: Maklumat peribadi anda boleh didedahkan kepada kelas pihak-pihak ketiga seperti berikut:
- Pihak-pihak ketiga yang kami lantik untuk membekalkan perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam-peguam, setiausaha-setiausaha syarikat, perunding, penasihat-penasihat profesional, syarikat-syarikat percetakan dan penasihat-penasihat lain);
- Rakan-rakan niaga atau sekutu-sekutu yang mungkin turut serta membekalkan perkhidmatan yang diminta;
- Syarikat-syarikat utiliti;
- Pesuruhjaya Sumpah atau notari awam;
- Agensi-agensi penguatkuasaan undang-undang, termasuk polis tempatan; dan
- Pihak berkuasa kerajaan, pihak berkuasa berkanun, majlis tempatan dan pengawal selia.
(ii) Penjual, pembeli, pemaju, pemilik hartanah, penyewa, ejen-ejen atau pembekal perkhidmatan: Maklumat peribadi anda boleh didedahkan kepada kelas pihak-pihak ketiga seperti berikut:
- Pihak-pihak ketiga yang kami lantik untuk membekalkan perkhidmatan-perkhidmatan kepada kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam-peguam, setiausaha-setiausaha syarikat, perunding, penasihat-penasihat profesional, syarikat-syarikat percetakan dan penasihat-penasihat lain);
- Syarikat-syarikat utiliti;
- Pesuruhjaya Sumpah atau notari awam;
- Agensi-agensi penguatkuasaan undang-undang, termasuk polis tempatan; dan
- Pihak berkuasa kerajaan, pihak berkuasa berkanun, majlis tempatan dan pengawal selia.
Hak untuk meminda maklumat peribadi
Anda mempunyai hak untuk meminda maklumat peribadi anda yang dipegang oleh kami (tertakluk kepada beberapa pengecualian tertentu). Kami akan berusaha untuk memastikan maklumat peribadi anda adalah tepat dan terkini dan justeru kami meminta agar anda untuk terus memaklumkan kepada kami sekiranya terdapat sebarang perubahan terhadap maklumat anda.
Jika anda ingin meminda maklumat peribadi anda, sila hantar pertanyaan ke butir-butir perhubungan dalam Item 5 di bawah.
Pengehadan pemprosesan maklumat peribadi, pertanyaan dan aduan
Sekiranya:
(i) anda ingin memperoleh maklumat lanjut mengenai cara untuk mengehadkan pemprosesan maklumat peribadi anda;
(ii) anda mempunyai sebarang pertanyaan lanjut; atau
(iii) anda ingin membuat aduan berkenaan dengan maklumat peribadi anda;
anda boleh menghubungi: -
- SUHAILI & SONG, Peguambela & Peguamcara
- Tel: +603-8601 3911 | Fax: +603-8601 3912
- Email: admin@shlsong.com
- Alamat: Unit 7.01 & 7.02, Wisma Conlay, Jalan USJ 10/1, 47620 Subang Jaya, Selangor
Pegawai Perlindungan Data (DPO)
Suhaili & Song telah melantik seorang DPO untuk memastikan pematuhan terhadap Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA). Tanggungjawab DPO termasuk:
(i) Memberi nasihat kepada kami mengenai undang-undang perlindungan data;
(ii) Mengendalikan aduan dan pelanggaran data;
(iii) Bertindak sebagai perantara antara kami, subjek data, dan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi.
Untuk menghubungi DPO, emel: admin@shlsong.com
Notifikasi Pelanggaran Data
Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi, Suhaili & Song akan:
(i) Menilai risiko dan memaklumkan kepada Pesuruhjaya dalam tempoh 3 hari jika kemungkinan mendatangkan bahaya;
(ii) Memberitahu subjek data dalam tempoh 7 hari melalui emel, panggilan telefon, atau cara lain;
(iii) Menyiasat sebarang laporan pelanggaran dengan segera.
Jika anda mengesyaki pelanggaran data, laporkan segera kepada DPO di admin@shlsong.com.
Konflik
Sekiranya berlaku sebarang konflik antara Notis Perlindungan Data Peribadi ini dalam Bahasa Inggeris dengan Notis Perlindungan Data Peribadi ini dalam Bahasa Malaysia yang bersamaan dengannya, terma-terma dalam Notis dalam Bahasa Inggeris ini akan diguna pakai.